1. Părțile și rolurile
Prezentul Acord privind prelucrarea datelor („DPA”) completează Termenii SmartForm. Comerciantul care utilizează SmartForm este „Operatorul”, iar PET NOVA SRL este „Persoana împuternicită” pentru datele clienților procesate prin serviciu.
Pentru datele proprii ale contului comerciantului, PET NOVA SRL poate acționa separat ca operator, conform Politicii de confidențialitate. Dacă există un conflict privind protecția datelor, acest DPA prevalează față de termenii comerciali.
2. Obiectul și durata
Prelucrarea are ca obiect furnizarea funcțiilor SmartForm configurate de Operator: colectarea și validarea datelor din formular, crearea și actualizarea comenzilor Shopify, oferte, plăți, recuperarea datelor lipsă și confirmări prin e-mail sau WhatsApp.
Prelucrarea durează pe perioada serviciului și până la ștergerea ori returnarea datelor conform instrucțiunilor Operatorului, termenelor operaționale și obligațiilor legale.
3. Persoane și categorii de date
Persoanele vizate sunt, în principal, clienții și potențialii clienți ai magazinului, persoanele de contact ale Operatorului și utilizatorii autorizați.
Datele pot include nume, telefon, e-mail, adresă, cod poștal, conținutul comenzii, valoare, metoda și starea plății, consimțământ și preferințe de comunicare, identificatori de mesaje și date tehnice necesare securității. Operatorul nu va instrui SmartForm să proceseze categorii speciale de date decât dacă acest lucru este convenit expres și există garanții adecvate.
4. Instrucțiunile Operatorului
SmartForm prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului, exprimate prin configurarea serviciului, comenzile transmise prin interfață și prezentul DPA, cu excepția situațiilor în care dreptul aplicabil impune altceva.
Dacă apreciem că o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor, informăm Operatorul și putem suspenda executarea acelei instrucțiuni până la clarificare.
5. Obligațiile SmartForm
- asigurăm confidențialitatea persoanelor autorizate să proceseze date;
- aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, inclusiv control al accesului, criptare unde este adecvată, izolare logică și mecanisme de integritate;
- asistăm Operatorul, în limite rezonabile, cu solicitările persoanelor vizate, evaluări de impact și obligațiile privind securitatea;
- notificăm Operatorul fără întârzieri nejustificate după confirmarea unei încălcări a securității datelor care îl afectează;
- ștergem sau returnăm datele la încetarea serviciului, cu excepția informațiilor pe care legea ne obligă să le păstrăm;
- punem la dispoziție informațiile rezonabil necesare pentru demonstrarea conformității cu articolul 28 GDPR.
6. Obligațiile Operatorului
Operatorul garantează că are un temei juridic pentru datele transmise, oferă informările necesare, configurează serviciul proporțional cu scopul declarat, obține opt-in-ul cerut pentru WhatsApp și răspunde solicitărilor persoanelor vizate. Operatorul nu va utiliza SmartForm pentru mesaje nesolicitate sau pentru date obținute ilegal.
7. Subprocesatori
Operatorul acordă o autorizare generală pentru utilizarea subprocesatorilor necesari serviciului. Aceștia pot include furnizori de hosting/CDN și securitate, Railway, Meta/WhatsApp, Resend, precum și furnizori de plată activați de Operator. Shopify este platforma aleasă și controlată direct de Operator.
SmartForm impune subprocesatorilor obligații de protecție adecvate serviciului furnizat. Vom comunica schimbările materiale prin serviciu, e-mail sau această pagină, oferind Operatorului posibilitatea de a formula o obiecție justificată înainte de schimbare, atunci când este practic și cerut de lege.
8. Transferuri internaționale
Atunci când un subprocesator transferă date în afara SEE, SmartForm se bazează pe un mecanism recunoscut legal, precum o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard, și aplică măsuri suplimentare proporționale cu riscul, când este necesar.
9. Ștergerea și returnarea
La încetarea serviciului, Operatorul poate solicita exportul datelor disponibile și apoi ștergerea lor. SmartForm elimină sau anonimizează datele conform procedurii publice de ștergere, cu excepția evidențelor minime necesare pentru obligații legale, securitate, litigii sau respectarea unei dezabonări.
10. Audit și cooperare
La cerere rezonabilă, furnizăm documentație relevantă despre măsurile noastre. Un audit suplimentar trebuie planificat cu preaviz, limitat la informațiile necesare, să protejeze confidențialitatea altor comercianți și să nu afecteze nejustificat serviciul. Costurile extraordinare pot reveni Operatorului, dacă legea nu prevede altfel.
11. Contact și aplicare
Acest DPA se aplică automat cât timp SmartForm procesează date personale în numele unui comerciant care a acceptat Termenii serviciului. Pentru întrebări sau o copie contractuală, contactați info@petnova.ro. Se aplică legea română și GDPR.